Politique de confidentialité

Carswell / Carswell, une société Thomson Reuters Canada Limitée
Code sur la protection des renseignements personnels de Carswell


Portée et application du Code sur la protection des renseignements personnels de Carswell

La portée et le champ d'application du Code sur la protection des renseignements personnels de Carswell sont les suivants :

Le Code sur la protection des renseignements personnels de Carswell s'applique aux renseignements personnels relatifs aux personnes qui ont des relations avec Carswell et qui sont recueillis, utilisés ou communiqués par Carswell.
  • Dans ce contexte, le mot " personnes " désigne les individus - téléspectateurs, lecteurs, abonnés, annonceurs, participants à un concours, candidats à un emploi, utilisateurs Internet - qui sont exposés au contenu offert par Carswell ou une société de Carswell et sur lesquels Carswell recueille des renseignements personnels.

Le Code sur la protection des renseignements personnels de Carswell s'applique à la gestion des renseignements personnels recueillis sous quelque forme que ce soit, notamment sous forme verbale, électronique ou écrite. Carswell se réserve le droit de modifier le présent Code sur la protection des renseignements personnels au besoin.

L'application du Code sur la protection des renseignements personnels de Carswell est assujettie aux prescriptions et dispositions de tout règlement, loi ou convention (comme une convention collective) applicable, de même qu'à toute ordonnance rendue par un tribunal ou autre autorité légale.

Renseignements personnels exclus de la protection : Le Code sur la protection des renseignements personnels de Carswell n'assujettit à aucune restriction la collecte, l'utilisation et la communication des renseignements suivants par Carswell : a) les renseignements accessibles au public tels que le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse électronique d'une personne, lorsque ces renseignements figurent dans un annuaire ou peuvent être obtenus auprès de l'assistance-annuaire; b) les coordonnées d'affaires telles que le nom, le titre, l'adresse de l'entreprise et le numéro de téléphone d'une personne qui est au service d'une organisation; c) les renseignements recueillis, utilisés ou communiqués dans le cadre d'activités journalistiques, littéraires ou artistiques; ou d) les renseignements globaux qui ne peuvent être reliés à une personne en particulier tels que les données démographiques se rapportant aux clients de Carswell ou le nombre de visiteurs d'un site Internet et le temps qu'ils y passent.

Fins de la collecte de renseignements personnels : Carswell a recueilli et recueille des renseignements personnels aux fins suivantes : a) établir et maintenir des relations commerciales dignes de confiance avec les individus et offrir un service continu; b) comprendre les besoins des individus; c) concevoir, améliorer, mettre en marché et offrir des produits et des services; d) gérer et développer son entreprise et ses opérations, incluant les questions liées au personnel et à l'embauche; et e) satisfaire aux exigences légales ou réglementaires, y compris protéger ou défendre un intérêt juridique, ainsi que dans le cadre de toute réorganisation, fusion ou unification effective ou envisagée de Carswell avec une autre entité ou de la vente effective ou envisagée de la totalité ou d'une partie importante des actifs de Carswell, pourvu que l'entité qui obtient la communication des renseignements personnels continue de les utiliser aux fins de l'évaluation de la transaction envisagée, ou, lorsque cette transaction est complétée, aux fins permises par le présent code.

Ainsi, pour illustrer ce qui précède, Carswell peut :

  1. utiliser, au besoin, les renseignements personnels se rapportant à une personne afin de lui communiquer les changements, améliorations et autres annonces similaires concernant les produits et services offerts par Carswell ;
  2. transmettre à une personne de la documentation relative aux produits et services qu'elles jugent susceptibles d'intéresser cette personne lorsque celle-ci a indiqué qu'elle souhaitait recevoir des offres ou de l'information de Carswell ou de certains de leurs commanditaires ou publicitaires; et
  3. lorsqu'une personne a participé à un concours ou à toute autre activité de promotion tenus sur le site Internet d'une société Carswell, utiliser le nom de la personne et certains autres renseignements se rapportant à celle-ci aux fins de la gestion de la promotion, notamment pour joindre les gagnants, en faire l'annonce et faire connaître leurs noms, le tout conformément aux règles régissant le concours ou l'activité de promotion.

Transfert de renseignements personnels :

Carswell peut, à l'occasion, faire appel à des sociétés Carswell et (ou) à des tiers établis à l'étranger afin que ceux-ci fournissent, pour son compte, des services dans le cadre desquels une partie ou la totalité des renseignements personnels concernant une personne sont utilisés, auxquels cas Carswell pourrait avoir à transférer ces renseignements à ces sociétés Carswell et (ou) à ces tiers. Ces renseignements sont assujettis aux lois qui s'appliquent aux sociétés Carswell et (ou) aux tiers, notamment celles qui visent la communication de tels renseignements.

Obtention du consentement :

Carswell déploiera des efforts raisonnables pour s'assurer que les personnes comprennent à quelles fins elle utilisera les renseignements personnels qui les concernent. Elle obtiendra le consentement des personnes avant ou au moment de la collecte ou de l'utilisation de leurs renseignements personnels et ne cherchera pas à les induire en erreur pour obtenir leur consentement.

Le consentement d'une personne peut être explicite ou implicite, et peut être donné par un représentant autorisé. Une personne peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve de certaines exceptions prévues dans le présent document. Carswell peut toutefois recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels à l'insu de la personne concernée ou sans avoir obtenu son consentement dans des circonstances exceptionnelles, lorsqu'une telle collecte, utilisation ou communication est permise ou requise par la loi.

Note : Les personnes peuvent nous faire part de leurs questions et de leurs préoccupations concernant les pratiques de Carswell en matière de renseignements personnels en nous les transmettant par écrit à l'adresse suivante : Service à la clientèle - Renseignements personnels, Carswell
One Corporate Plaza, 2075 Kennedy Road
Toronto, ON M1T 3V4

Refus ou retrait du consentement :

Sous réserve des obligations légales et contractuelles auxquelles elle est tenue, une personne peut refuser de consentir à la collecte, l'utilisation ou la communication par Carswell de ses renseignements personnels ou retirer son consentement à l'égard de la collecte, de l'utilisation ou de la communication ultérieures par Carswell de ses renseignements personnels en donnant à Carswell un avis raisonnable à cet effet, sauf dans les cas suivants : i) le consentement de la personne concerne certains renseignements nécessaires à l'approbation du crédit qu'elle a demandé ou accepté; ii) le consentement de la personne est autrement requis par la loi; ou iii) l'utilisation ou la communication des renseignements sur la personne est permise par la loi ou est liée aux exigences juridiques ou réglementaires indiquées aux présentes. Carswell peut ne pas être en mesure de fournir ou de continuer de fournir à une personne qui refuse de donner son consentement ou qui le retire, certains produits, services ou renseignements qui sont importants pour cette personne.

Aspects Internet :

Des renseignements personnels peuvent être recueillis lorsqu'un utilisateur se livre à des activités sur l'un des sites Internet d'une société Carswell ou relatives à l'un de ces sites ou avec des services offerts sur l'un de ces sites (" Services offerts par une société Carswell "). Bien que les renseignements recueillis, utilisés ou communiqués sur Internet dans le cadre décrit ci-dessus ne constituent généralement pas des renseignements personnels (auquel cas les obligations énoncées dans le présent Code sur la protection des renseignements personnels de Carswell ne s'étendent pas à ces renseignements), Carswell fournit, ci-dessous, quelques renseignements sur les aspects liés à Internet de son Code sur la protection des renseignements personnels et qui touchent les Services offerts par une société Carswell.

Adresse de protocole Internet (adresse IP) :

Lorsque le navigateur d'un utilisateur demande l'affichage d'une page Web à un autre ordinateur sur Internet, ce navigateur fournit automatiquement à l'ordinateur l'adresse à laquelle ce dernier doit envoyer l'information. Cette adresse est désignée sous le nom d'" adresse IP " de l'ordinateur. Cette adresse IP sera différente chaque fois que l'utilisateur ouvrira une session pour la plupart des utilisateurs qui accèdent à Internet par l'entremise d'un fournisseur de service Internet (FSI) par réseau commuté.

Carswell peut utiliser l'adresse IP de l'utilisateur aux fins suivantes :

  • faciliter l'identification et la résolution d'un problème technique signalé par un utilisateur ou par l'équipe technique d'une société Carswell;
  • afficher (ou permettre à des tiers fournisseurs de publicité d'afficher) un contenu et de la publicité plus adaptés, tels qu'un contenu et de la publicité fondés sur le territoire géographique de l'utilisateur;
  • déterminer le taux de fréquentation des utilisateurs provenant de pays ou d'organisations spécifiques. Bon nombre d'adresses IP sont souvent associées à des fournisseurs de service Internet ou à des universités ou encore, à des sociétés de grande envergure dans certaines régions ou localités. L'ensemble de l'information provenant des adresses IP peut être également communiqué aux annonceurs.

Témoins :

Un témoin est un petit fichier texte qui comporte souvent un identificateur anonyme unique qui est envoyé au navigateur de l'utilisateur par les ordinateurs d'un site Web et qui est stocké sur le disque dur de l'ordinateur de l'utilisateur. Les témoins ne peuvent servir à exécuter des programmes ou à transmettre des virus à l'ordinateur de l'utilisateur.

Une société Carswell peut utiliser des témoins aux fins suivantes :

  • améliorer le fonctionnement et la performance des Services offerts par une société Carswell et les rendre plus faciles à utiliser et plus fonctionnels. À titre d'exemple, les témoins aident une société Carswell à offrir des services qui sont plus personnalisés en leur permettant de se rappeler les préférences des utilisateurs lors des visites subséquentes de ces derniers (p. ex., leur choix en matière de langue). Les témoins permettent en outre à une société Carswell de sauvegarder les mots de passe et les préférences des utilisateurs de façon à ce que ceux-ci ne soient pas obligés de les inscrire ou de les sélectionner de nouveau lors de leurs visites subséquentes des sites d'une société Carswell;
  • établir le taux global de fréquentation des utilisateurs et les données démographiques en ce qui concerne les Services offerts par une société Carswell et les annonces publicitaires (p. ex., le nombre d'utilisateurs, la durée moyenne de leurs visites, leur âge moyen et autres données semblables). Ces renseignements aident une société Carswell à mieux déterminer le moment où elle doit actualiser ou modifier ses services ou en offrir de nouveaux et lui fournissent de plus amples renseignements en ce qui a trait à l'efficacité des annonces publicitaires des tiers et au contenu. Cette information ne peut être transmise que sous forme globale aux actuels et éventuels commanditaires, annonceurs et partenaires commerciaux d'une société Carswell; aucun renseignement personnel ne peut être communiqué dans ces rapports;
  • afficher des annonces publicitaires. Une société Carswell et les tiers fournisseurs de publicité peuvent utiliser des témoins lorsqu'ils diffusent des annonces publicitaires sur les sites d'une société Carswell. Les annonces publicitaires des tiers fournisseurs de publicité peuvent, dans certains cas, être livrées aux utilisateurs (en liaison avec les Services offerts par une société Carswell) par ces tiers fournisseurs de publicité eux-mêmes ou d'autres fournisseurs de publicité contractuels agissant pour leur compte, et non par une société Carswell; à ce titre, l'utilisation de témoins par ces tiers fournisseurs de publicité est assujettie à leurs propres politiques sur la protection des renseignements personnels et non pas au Code sur la protection des renseignements personnels de Carswell, et les utilisateurs doivent consulter lesdites politiques de ces tiers fournisseurs de publicité.

La plupart des navigateurs sont au départ configurés pour accepter les témoins. Un utilisateur peut, s'il le préfère, reconfigurer son navigateur pour que celui-ci l'avertisse de la réception de témoins ou pour qu'il les refuse automatiquement. Les utilisateurs doivent être conscients que, même si une société Carswell n'exige pas d'eux qu'ils acceptent l'utilisation des témoins, certains des Services offerts par une société Carswell ne fonctionneront pas correctement s'ils configurent leur navigateur pour qu'il refuse les témoins.

Pixels invisibles :

Certains Services offerts par une société Carswell peuvent contenir des images électroniques connues sous le nom de " pixels invisibles " ou de " gif invisibles " pour leur permettre de compter le nombre d'utilisateurs qui visitent les pages de leurs sites et d'offrir des services comarqués. Les pixels invisibles ne sont pas utilisés pour recueillir des renseignements personnels. Il s'agit plutôt d'une technique utilisée pour compiler des statistiques globales sur l'utilisation des Services offerts par une société Carswell. Un pixel invisible ne recueille qu'un ensemble limité de renseignements, dont un numéro de témoin, la date et l'heure où une page Web a été visualisée et une description de la page sur laquelle il réside. Les pages Internet de certains Services offerts par une société Carswell peuvent également contenir des pixels invisibles qui y sont placés par les partenaires publicitaires de ces sociétés afin d'aider ces dernières à évaluer l'efficacité de leurs campagnes publicitaires sur Internet.

Liens vers d'autres sites et annonces publicitaires :

Les Services offerts par une société Carswell peuvent comporter des liens vers d'autres sites Internet et services. Bien qu'une société Carswell s'efforce de n'établir des liens qu'avec des sites et services qui partagent leurs normes élevées en matière de respect de la vie privée, les utilisateurs doivent bien comprendre qu'une société Carswell n'est pas responsable ni du contenu offert par les autres sociétés et les autres sites Internet, ni de leurs pratiques en matière de respect de la vie privée. Le présent Code sur la protection des renseignements personnels ne s'applique qu'aux Services offerts par une société Carswell qui y sont visés.

Nos sites Internet comportent des liens vers d'autres sites qui peuvent être exploités par des sociétés qui ne nous sont pas affiliées. Nous ne sommes pas responsables des pratiques adoptées par ces sites Web en matière de protection de la vie privée ni du contenu qu'on y retrouve et nous vous invitons à faire preuve de prudence lorsque vous les visitez. Plus particulièrement, nous vous recommandons de prendre connaissance des politiques sur la vie privée qui sont affichées dans ces sites Internet afin de vous assurer que celles-ci vous conviennent.

La plupart des annonces publicitaires affichées relativement aux Services offerts par une société Carswell sont diffusées par un ou plusieurs tiers qui sont des sociétés de services publicitaires reconnues et qui diffusent les annonces auprès des utilisateurs dans le cadre des Services offerts par une société Carswell. Les utilisateurs qui veulent en savoir plus sur les renseignements que ces importants fournisseurs de publicité recueillent et sur la façon dont ils sont utilisés devraient consulter les sites Internet de ces tiers.

Autres renseignements :

Les sociétés Carswell recueillent automatiquement certains renseignements sur les logiciels et le matériel informatique des utilisateurs, notamment le type de navigateur et de système d'exploitation utilisés, les noms de domaine, les temps d'accès et les adresses des sites Internet de renvoi. Les sociétés Carswell utilisent ces renseignements pour exploiter leurs services et pour maintenir la qualité de ceux-ci, ainsi que pour établir des statistiques générales en ce qui a trait à l'utilisation de leurs sites.

Certains Services offerts par une société Carswell peuvent être offerts conjointement avec une autre société. Lorsqu'un utilisateur s'inscrit à de tels services ou les utilise, la société Carswell ainsi que l'autre société peuvent recevoir les renseignements recueillis relativement aux services offerts conjointement.

Code sur la protection des renseignements personnels de Carswell en détail


Définitions


Société Carswell - toute société fournissant des services sous la marque de Carswell, Thomson Reuters Canada Limitée ou Thomson Reuters Corporation ou Thomson Reuters PLC, et ses filiales, et les sociétés qui pourront leur succéder à la suite d'une réorganisation ou d'une restructuration d'entreprise.

Collecte - l'acte qui consiste à rassembler, acquérir, enregistrer ou obtenir des renseignements personnels d'une source quelconque, y compris des tiers, par quelque moyen que ce soit.

Consentement - l'acquiescement volontaire à la collecte, l'utilisation et la communication des renseignements personnels à des fins déterminées. Le consentement peut être exprès ou implicite et peut être donné directement par la personne elle-même ou par son représentant autorisé. Le consentement exprès peut être donné verbalement, par voie électronique ou par écrit, doit être non équivoque et ne requiert aucune vérification de la part de Carswell. Il y a consentement implicite de la part d'une personne lorsque l'action ou l'inaction de celle-ci permet raisonnablement de conclure à l'existence de son consentement.

Communication - le fait de rendre des renseignements personnels accessibles à un tiers.

Employé - un employé ou un entrepreneur indépendant (y compris un pigiste) d'une société Carswell.

Individu - un individu, sauf un employé, qui : a) communique par écrit avec Carswell, notamment pour formuler une plainte ou pour postuler un emploi; b) s'inscrit à un concours parrainé par Carswell; ou c) utilise ou fait une demande d'utilisation d'un produit ou d'un service de Carswell.

Personne - un individu ou un employé.

Renseignements personnels - renseignements se rapportant à une personne identifiable, à l'exception des renseignements suivants : a) les renseignements accessibles au public tels que le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse électronique d'une personne, lorsque ces renseignements figurent dans un annuaire ou peuvent être obtenus auprès de l'assistance-annuaire; b) les coordonnées d'affaires telles que le nom, le titre, l'adresse de l'entreprise (y compris son adresse électronique) et le numéro de téléphone d'une personne qui travaille pour une organisation; c) les renseignements recueillis, utilisés ou communiqués dans le cadre d'activités journalistiques, littéraires ou artistiques; ou d) les renseignements globaux qui ne peuvent être reliés à une personne en particulier tels que les données démographiques se rapportant aux clients de Carswell ou le nombre de visiteurs d'un site Web et le temps qu'ils y passent.

Tiers - toute personne à l'exception de la personne concernée et de son mandataire, et toute organisation à l'exception d'une société Carswell.

Utilisation - le traitement et la gestion des renseignements personnels par une société Carswell.

Premier principe - Responsabilité


Carswell est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et doit désigner une ou plusieurs personnes qui sont chargées de veiller au respect des principes ci-après par Carswell.

1.1 La responsabilité de veiller au respect des dispositions du Code sur la protection des renseignements personnels de Carswell incombe à la haute direction de Carswell qui doit désigner une ou plusieurs personnes à titre de responsables chargées de s'assurer d'un tel respect. D'autres membres de Carswell peuvent également être délégués pour agir au nom de la ou des personnes désignées ou pour assumer la responsabilité quotidienne de la collecte et de la gestion des renseignements personnels.

1.2 Carswell a désigné un Agent principal de la protection des renseignements personnels chargé de veiller au respect de son Code sur la protection des renseignements personnels. On peut joindre l'Agent principal à l'adresse suivante : Agent principal de la protection des renseignements personnels, Carswell, One Corporate Plaza, 2075 Kennedy Road, Toronto, Ontario, M1T 3V4.

1.3 Carswell est responsable des renseignements personnels qu'elle a en sa possession ou sous son contrôle, incluant ceux qui sont transmis à un tiers aux fins de traitement. Carswell doit prendre les mesures nécessaires pour que ces renseignements bénéficient d'un niveau de protection comparable à celui prévu par le présent code pendant leur traitement par un tiers (se reporter au septième principe).

1.4 Carswell a instauré des politiques et des procédures visant à rendre son Code sur la protection des renseignements personnels exécutoire et a notamment : a) instauré des procédures visant à protéger les renseignements personnels et à s'assurer du respect de son Code sur la protection des renseignements personnels; b) établi des procédures pour recevoir et traiter les demandes de renseignements et les plaintes; c) formé son personnel et communiqué à celui-ci de l'information concernant ses politiques et ses pratiques; et d) préparé des documents d'information destinés au public pour expliquer ses politiques et ses pratiques.

Deuxième principe - Détermination des fins de la collecte des renseignements personnels


Carswell a recueilli et recueille des renseignements personnels aux fins indiquées ci-dessous et doit établir les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis avant ou au moment de la collecte de ceux-ci.

2.1 Carswell a recueilli et recueille des renseignements personnels aux fins suivantes : a) établir et maintenir des relations commerciales dignes de confiance avec les individus et offrir un service ininterrompu; b) déterminer les besoins des individus; c) concevoir, améliorer, commercialiser et fournir des produits et services; d) gérer et développer son entreprise et ses activités, incluant la gestion des questions liées au personnel et à l'embauche; et e) satisfaire aux exigences juridiques ou réglementaires, notamment aux fins de la protection ou de la défense d'un intérêt juridique ainsi que dans le cadre de toute réorganisation, fusion ou unification effective ou envisagée de Carswell avec une autre entité ou de la vente effective ou envisagée de la totalité ou d'une partie importante de l'actif de Carswell, pourvu que l'entité qui obtient la communication des renseignements personnels continue de les utiliser aux fins d'évaluer la transaction envisagée, ou, une fois cette transaction complétée, aux fins permises par la politique énoncée dans le présent code.

Ainsi, à titre d'exemple de ce qui précède, Carswell peut notamment :
  1. utiliser, de temps à autre, les renseignements personnels d'une personne pour communiquer avec celle-ci pour lui faire part des changements, améliorations et lui donner d'autres avis similaires relativement aux produits et Services offerts par une société Carswell;
  2. lorsqu'une personne a indiqué qu'elle souhaitait recevoir des offres ou de l'information de Carswell ou d'une ou de plusieurs sociétés Carswell ou de certains de ses commanditaires ou annonceurs, lui envoyer de la documentation concernant les produits et services qu'elle juge susceptibles de les intéresser; et
  3. lorsqu'une personne participe à un concours ou à une autre activité promotionnelle offerts sur le site Internet d'une société Carswell, utiliser le nom de la personne et certains autres renseignements la concernant aux fins de l'administration de l'activité promotionnelle et conformément aux règlements la régissant, notamment pour communiquer avec les gagnants, les annoncer et en faire la promotion;

Toute mention ultérieure du terme " fins indiquées " s'entend des fins indiquées dans le présent principe.

2.2 Carswell doit indiquer à la personne, verbalement, par voie électronique ou par écrit, les fins indiquées pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis avant ou au moment de leur collecte. Si la personne en fait la demande, les personnes qui recueillent les renseignements personnels doivent lui expliquer quelles sont les fins indiquées ou la diriger à un responsable désigné de Carswell qui devra les lui expliquer.

2.3 À moins que la loi ne l'exige, Carswell ne doit ni utiliser ni communiquer les renseignements personnels qu'elle a recueillis sur une personne à une nouvelle fin sans avoir préalablement communiqué à la personne cette nouvelle fin et avoir obtenu son consentement.

Troisième principe - Obtention du consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la communication des renseignements personnels


Une personne doit être informée de la collecte, de l'utilisation ou de la communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, sauf dans les cas où il n'est pas approprié de le faire.

3.1 En règle générale, Carswell doit obtenir le consentement de la personne à l'utilisation et à la communication des renseignements personnels qui la concernent au moment de la collecte de ces renseignements. Elle peut toutefois obtenir le consentement de la personne à l'utilisation et à la communication de ses renseignements personnels après leur collecte mais avant qu'ils ne soient utilisés ou communiqués à une nouvelle fin.

3.2 Lorsqu'elle demande le consentement d'une personne, Carswell doit faire des efforts raisonnables pour s'assurer que la personne est informée des fins indiquées auxquelles ses renseignements personnels seront utilisés ou communiqués. Ces fins doivent être énoncées de manière à ce que la personne puisse raisonnablement les comprendre.

3.3 Carswell ne peut exiger d'un individu qu'il consente à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de ses renseignements personnels avant de lui fournir un produit ou un service à moins que la collecte, l'utilisation ou la communication de ces renseignements ne soit nécessaire pour atteindre les fins déterminées.

3.4 Pour déterminer la forme que doit prendre le consentement d'une personne, Carswell doit tenir compte de la sensibilité des renseignements personnels de la personne et des attentes raisonnables de celle-ci.

3.5 Généralement, l'utilisation d'un produit ou d'un service par un individu constitue un consentement implicite à la collecte, l'utilisation et la communication par Carswell des renseignements personnels à toutes les fins déterminées.

3.6 Un individu peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve des restrictions prévues par la loi ou dans un contrat et d'un préavis raisonnable. Les individus peuvent communiquer avec Carswell pour obtenir de plus amples renseignements au sujet des implications du retrait de leur consentement.

3.7 Les renseignements personnels concernant une personne peuvent, dans certaines circonstances, être recueillis, utilisés ou communiqués à l'insu et sans le consentement de celle-ci. Par exemple, Carswell peut recueillir ou utiliser des renseignements personnels se rapportant à une personne à l'insu et sans le consentement de celle-ci lorsqu'il est manifeste que cette collecte ou utilisation est dans l'intérêt de la personne et que son consentement ne peut être obtenu en temps opportun, comme dans le cas où la personne en question est mineure, gravement malade ou mentalement inapte.

Carswell peut également recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels se rapportant à une personne à l'insu et sans le consentement de celle-ci lorsque l'obtention du consentement de la personne irait à l'encontre de l'objet pour lequel les renseignements sont recueillis, par exemple, dans le cadre d'une enquête sur la violation d'un accord ou la contravention à une loi fédérale ou provinciale.

Carswell peuvent également utiliser ou communiquer des renseignements personnels se rapportant à une personne à l'insu et sans le consentement de celle-ci en cas d'urgence, lorsque la vie, la santé ou la sécurité d'un individu est menacée ou lorsque l'intégrité d'un bien est menacée.

Carswell peut aussi communiquer les renseignements personnels d'une personne à l'insu et sans le consentement de celle-ci afin de recouvrer une créance, de se conformer à une assignation, un mandat ou à toute autre ordonnance d'un tribunal afin de satisfaire à une exigence légale ou réglementaire décrite aux présentes.

Quatrième principe - Limitation de la collecte des renseignements personnels


Carswell doit limiter la collecte de renseignements personnels à ceux qui sont nécessaires aux fins indiquées par Carswell.

Carswell doit utiliser des moyens licites et honnêtes pour recueillir les renseignements personnels.

4.1 Carswell recueille les renseignements personnels se rapportant à un individu principalement auprès de celui-ci.

4.2 Carswell peut également recueillir des renseignements personnels auprès d'autres sources, y compris les agences d'évaluation du crédit, les employeurs, les références personnelles ou les tiers qui déclarent avoir le droit de communiquer ces renseignements.

Cinquième principe - Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels


Carswell ne doit pas utiliser ou communiquer les renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige. Carswell ne doit conserver les renseignements personnels qu'aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

5.1 Les renseignements personnels se rapportant à une personne peuvent, dans certaines circonstances, être recueillis, utilisés ou communiqués à l'insu et sans le consentement de celle-ci. (Se reporter au principe 3.7.)

5.2 De plus, Carswell peut communiquer les renseignements personnels se rapportant à une personne à : a) une autre personne afin de concevoir, d'améliorer, de commercialiser ou d'offrir un produit ou un service de Carswell; b) une personne, qui, de l'avis raisonnable de Carswell, cherche à obtenir les renseignements à titre de mandataire de la personne; c) l'une quelconque des sociétés Carswell afin de permettre la fourniture des services demandés par la personne; et d) un tiers si la personne y consent ou que la loi l'exige.

5.3 Seuls les employés de Carswell qui ont besoin d'y accéder pour des raisons commerciales, qui exercent des fonctions nécessitant raisonnablement un tel accès ou qui ont été dûment désignés à titre de représentants de Carswell ont accès aux renseignements personnels concernant une personne.

5.4 Carswell ne doit conserver les renseignements personnels que le temps nécessaire ou pertinent pour l'atteinte des fins indiquées ou que le temps prescrit par la loi. Lorsque des renseignements personnels ont servi à prendre une décision à l'égard d'une personne, Carswell doit les conserver ou conserver les motifs justifiant la décision, selon les circonstances, pendant une période de temps raisonnablement suffisante pour permettre à la personne concernée d'y accéder.

5.5 Carswell doit maintenir des contrôles, des échéanciers et des pratiques raisonnables et systématiques pour la conservation et la destruction des renseignements personnels et registres qui ne sont plus nécessaires ou pertinents à la réalisation des fins indiquées ou dont la loi prescrit la conservation. Ces renseignements devront être détruits, effacés ou dépersonnalisés.

Sixième principe - Exactitude des renseignements personnels


Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

6.1 Les renseignements personnels que Carswell utilise doivent être suffisamment exacts, complets et à jour pour minimiser la possibilité que des renseignements incorrects puissent servir à rendre une décision à l'égard de la personne.

6.2 Carswell doit procéder à la mise à jour des renseignements personnels se rapportant à une personne aussi souvent que nécessaire pour réaliser les fins indiquées ou à la réception d'un avis de la personne concernée à cet effet.

Septième principe - Mesures de sécurité


Carswell devra protéger les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

7.1 Carswell doit protéger les renseignements personnels contre les risques tels que la perte ou le vol ou encore, l'accès, la communication, la copie, l'utilisation, la modification ou la destruction non autorisés au moyen de mesures de sécurité appropriées. Carswell doit protéger ces renseignements quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés.

7.2 Carswell doit protéger les renseignements personnels qu'elle communique à des tiers au moyen d'ententes contractuelles spécifiant leur caractère confidentiel et les fins auxquelles ils seront utilisés.

7.3 Tous les employés de Carswell ayant accès aux renseignements personnels sont tenus de respecter la confidentialité de ceux-ci comme condition essentielle à leur emploi.

Huitième principe - Transparence des politiques et pratiques


Carswell doit faire en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles aux personnes.

8.1 Carswell doit fournir de l'information claire sur ses politiques et ses pratiques, incluant : a) la fonction et l'adresse de la ou des personnes chargées de voir au respect de son Code sur la protection des renseignements personnels et auxquelles les demandes de renseignements et les plaintes doivent être acheminées; b) la description des moyens d'accès aux renseignements personnels qu'elle détient; et c) la description du genre de renseignements personnels qu'elle détient, y compris une explication générale de l'usage auquel ils sont destinés.

8.2 Carswell doit fournir l'information nécessaire pour aider les personnes à exercer des choix en ce qui concerne l'utilisation de leurs renseignements personnels.

Neuvième principe - Accès aux renseignements personnels


Carswell doivent informer toute personne qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués et lui permettre d'y accéder.

Toute personne peut contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements personnels qui la concernent et y faire apporter les corrections appropriées.

9.1 Carswell doit donner à toute personne qui en fait la demande la possibilité d'examiner les renseignements personnels qui figurent à son dossier. Ces renseignements doivent être fournis sous une forme compréhensible, sans frais ou en contrepartie de frais modiques, et ce, dans un délai raisonnable.

9.2 Carswell peut ne pas être en mesure de donner à une personne l'accès à tous les renseignements personnels qu'elle possède sur celle-ci dans certains cas. Par exemple, Carswell ne peut donner accès aux renseignements demandés lorsque l'accès à ceux-ci révélerait vraisemblablement un renseignement personnel sur un tiers ou risquerait possiblement de menacer la vie ou la sécurité d'une autre personne. De plus, Carswell ne peut donner accès aux renseignements personnels lorsque leur communication révélerait des renseignements commerciaux confidentiels, qu'ils sont protégés par le secret professionnel qui lie un avocat à son client, qu'ils ont été fournis à l'occasion du règlement officiel d'un différend, qu'ils ont été recueillis dans le cadre d'une enquête sur la violation d'un accord ou la contravention à une loi fédérale ou provinciale ou dans le cadre d'activités journalistiques, littéraires ou artistiques. Lorsqu'elles refusent l'accès aux renseignements personnels, Carswell doit, sur demande, fournir les motifs de ce refus.

9.3 Carswell doit fournir à toute personne qui en fait la demande un compte rendu de l'utilisation et de la communication des renseignements personnels de cette personne et, lorsqu'il lui est raisonnablement possible de le faire, lui indiquer la provenance de ces renseignements. Lorsqu'elle fournit à une personne un compte rendu de la communication de ses renseignements personnels, Carswell doit lui remettre une liste des organisations auxquelles elles sont susceptibles d'avoir communiqué des renseignements personnels au sujet de l'individu s'il lui est impossible de fournir une liste précise.

9.4 Afin d'assurer la confidentialité des renseignements personnels, Carswell peut exiger qu'un individu ou un employé lui fournisse suffisamment de renseignements pour lui permettre de le renseigner sur l'existence, l'utilisation et la communication de renseignements personnels qui le concernent et pour lui donner accès à son dossier. L'information ainsi fournie ne doit servir qu'à cette fin.

9.5. Carswell doit, dans les meilleurs délais, corriger ou compléter tout renseignement personnel inexact ou incomplet. Tout litige non résolu quant à l'exactitude ou l'exhaustivité des renseignements doit être noté dans le dossier de la personne concernée. Carswell doit, le cas échéant, transmettre aux tiers qui ont accès aux renseignements personnels en question, tout renseignement modifié ou les aviser de tout litige non résolu.

9.6 Toute personne qui désire obtenir de l'information ou l'accès aux renseignements personnels qui la concernent peut le faire en communiquant avec un représentant désigné par Carswell à son bureau principal.

Dixième principe - Possibilité de porter plainte en cas de non-respect

Une personne doit être en mesure de déposer une plainte à l'égard du non-respect des principes énoncés ci-dessus auprès de la ou des personnes désignées à titre de responsables du respect, par Carswell, de son Code sur la protection des renseignements personnels.

10.1 Carswell doit établir des procédures pour recevoir et donner suite aux demandes et plaintes faites par les personnes relativement à sar gestion de leurs renseignements personnels. Les personnes qui ont des questions ou des préoccupations à formuler à l'égard des pratiques de Carswell en matière de respect de la vie privée peuvent les transmettre par écrire à l'adresse suivante :

Service à la clientèle - Protection des renseignements personnels, Carswell
One Corporate Plaza, 2075 Kennedy Road
Toronto , ON M1T 3V4.

10.2 Carswell doit informer les personnes de l'existence de ces procédures et des procédures relatives aux plaintes qu'elles ont établies.

10.3 La ou les personnes chargées de s'assurer du respect du Code sur la protection des renseignements personnels de Carswell peuvent, le cas échéant, demander un avis externe avant de fournir une réponse définitive à la plainte d'un individu.

10.4 Carswell doit examiner toutes les plaintes qu'elle reçoit en ce qui a trait au respect de son Code sur la protection des renseignements personnels. Lorsqu'une plainte est jugée justifiée, Carswell doit prendre les mesures appropriées pour régler celle-ci, notamment modifier ses politiques et ses procédures lorsque cela est nécessaire. La personne concernée doit être informée du résultat de l'examen de sa plainte.


Modifié le 18 février 2009.