Je suis tombé récemment sur un bon article pour ceux et celles qui s’adonnent régulièrement au surlignage et à la révision de projets de contrats (au sens d’y apporter des commentaires et des modifications). Le texte en question s’intitule « The 10 Rules of Contract Redlining » (les dix règles relatives à la révision de contrats en mode suivi des modifications), que j’ai obtenu par l’entremise de Law Insider. Si vous devez régulièrement commenter ou négocier des contrats, ce qui suit vous intéressera.
En pratique, je crois que toute personne ayant participé à un processus de négociation de contrat s’est butée au problème de l’autre partie (ou avocat) qui ne fait pas les choses à notre façon, en particulier concernant les marques de révision (le fameux « redline »), ce qui complique inutilement les choses. C’est inévitable, dans mon expérience – ou l’est-ce vraiment ? Qu’on fasse partie de l’équipe d’affaires ou des services juridiques, la réalité, c’est que tous ne modifient ni ne commentent pas les contrats de la même façon, entre autres parce qu’on a tous appris, eh oui, « sur le tas ». Non, l’université ne nous enseigne pas comment le faire, et non, tous les juristes de transactionnel ne le font pas de la même façon, ni avec la même approche. Les résultats peuvent donc s’avérer, disons, inégaux, d’un commentateur à l’autre, parfois même de façon surprenante.
Ce texte que je lisais repose sur le concept de ce que l’auteur nomme « contract redlining etiquette » (« CRE », ou étiquette liée à la révision contractuelle entre collègues, disons). L’auteure, Nada Alnajafi (de Contract Nerds) a noté, au fil de son expérience, des choses à faire et à ne pas faire quand on commente un contrat à être négocié ou propose des modifications dans celui-ci. En somme, ce que l’auteure propose, c’est de tenter d’en arriver collectivement à une certaine uniformité dans la façon de faire des commentaires ou des suggestions de modification à des contrats. Pour ce faire, les règles que propose Nada Alnajafi reposeraient sur une sorte d’étiquette (au sens de « code de bienséance ») qu’appliqueraient, idéalement, tous ceux et celles qui s’adonnent à ce type d’activité.
En résumé, les règles que suggère l’auteure comprennent ce qui suit :
Soyez transparents et indiquez tous les changements que vous apportez à un projet de contrat en mode suivi des modifications (« redline »), en évitant de tenter de berner l’autre partie en en dissimulant ;
Utilisez les fonctions tel le suivi des modifications, afin de faciliter l’acceptation ou le refus des modifications à la réception de votre version par l’autre partie, au besoin en fournissant aussi une version au propre par courtoisie ;
Ne vous contentez généralement pas de faire un changement ; justifiez-en la nécessité ou le bénéfice en y ajoutant un commentaire d’explication de votre demande (sauf si celui-ci est purement formel ou évident, ou qu’il a déjà fait l’objet de discussions) ;
À l’inverse, limitez vos modifications insérées sans commentaires à des cas d’exception, tels que des dispositions clairement inappropriées ou exagérées, etc. ;
Limitez les échanges de courriels pour négocier (évitez l’aller-retour de cinq versions différentes ou plus !) ; changez plutôt de moyen de communication, par exemple en passant à une rencontre, à une visioconférence ou à un appel téléphonique ;
Utilisez un code de couleur afin de distinguer les commentaires internes de ceux qui seront dirigés vers l’autre partie ;
Si vous proposez un changement majeur, soyez prêt à faire les changements correspondants dans le document ;
Gardez toujours à l’esprit que l’autre partie peut être moins à l’aise que vous avec la technologie, le droit ou le langage dans lequel le contrat est rédigé ; et
Validez et contre-vérifiez toujours le document au moment de produire la version définitive « au propre », afin de vous assurer que le résultat final correspond bien aux discussions et qu’aucun oubli ou erreur ne s’est glissé au fil des révisions.
Je vous recommande donc le texte « The 10 Rules of Contract Redlining » de Nada Alnajafi. La lecture en vaut la peine si vous devez souvent commenter ou modifier des contrats. Il faut avouer qu’adopter collectivement un certain code de conduite en révisant des projets de contrats bénéficierait à tous, y compris les juristes et leurs clients, notamment en facilitant les échanges de commentaires et en réduisant la confusion et les risques d’erreur, en plus d’augmenter la confiance et le respect que peuvent avoir les parties et leurs procureurs entre eux.