La captation de connaissances : un outil pour réussir la gestion de la relève

La connaissance : ensemble de choses connues, du savoir. Pour plusieurs entreprises, certaines personnes ont des connaissances clés, voire critiques. Dans un contexte où des départs à la retraite massifs sont envisagés, il devient essentiel que ces connaissances clés et critiques soient partagées au sein de l’organisation, afin de s’assurer que les opérations pourront continuer au quotidien, mais également que l’organisation soit outillée pour faire face aux défis et enjeux qui l’attendent dans le futur. Or, après 20-25 ans de carrière, les détenteurs de ces connaissances clés et critiques peuvent parfois en venir à un tel automatisme, qu’ils ne réalisent pas nécessairement la valeur précieuse des connaissances qu’ils possèdent. Bien souvent, c’est seulement lorsque la personne a quitté son emploi qu’on s’aperçoit, trop tard, de l’absence d’une partie du casse-tête, d’une connaissance stratégique sans laquelle l’organisation pourrait devenir vulnérable. Ces connaissances peuvent par exemple être liées à des projets, des bonnes pratiques, des contacts professionnels ou encore, tout simplement, à l’historique de l’organisation. La captation de connaissances représente alors une démarche appropriée, permettant de faire ressortir les connaissances tacites, que la personne ne sait plus qu’elle sait.

En fait, pour les postes d’experts ou de professionnels, la captation de connaissances constitue un outil intéressant puisqu’il repose sur des récits de vie. Les détenteurs de postes clés sont appelés à raconter des expériences vécues, en mettant l’accent sur des connaissances jugées critiques pour l’entreprise. Vu la méthode utilisée (récit de vie), les détenteurs de ces postes sont souvent plus enclins à partager leur expertise. Effectivement, les récits de vie sont plus inspirants et moins réducteurs que les processus ou procédures qui pourraient être appropriés pour des postes techniques. Cela n’exclut pas toutefois que les processus, plus informels, puissent faire partie des connaissances collectées grâce à la technique des récits de vie.

Dans le cadre de la gestion de la relève, la captation de connaissances peut être un « legs » qui sera remis au remplaçant et qui lui servira dans sa période de transition. Que ce soit pour transférer des savoirs, des trucs du métier ou des valeurs, la captation de connaissances représente un outil fiable. En fait, la captation de connaissances représente non seulement un outil intéressant pour le transfert de celles-ci à la relève, mais aussi, elle permet de bâtir une base solide, à partir de laquelle la relève pourra construire de nouvelles connaissances, pourra innover.

La démarche utilisée pour réaliser la captation de connaissances consiste à :

1. identifier les connaissances critiques et les enjeux liés au poste;
2. élaborer un canevas d’entrevue qui visera à faire raconter certaines situations et certains cas démontrant l’importance des connaissances identifiées;
3. écouter les récits de vie pour ensuite dégager les connaissances ciblées. Bien sûr, il faut ensuite documenter ces connaissances, de façon à s’assurer de conserver la mémoire organisationnelle, puis valider ce qui aura été documenté auprès de la personne rencontrée.

Et, dans le meilleur des scénarios, le transfert de ces connaissances à la relève est réalisé par la personne qui quitte l’organisation, évidemment. Sinon, ces connaissances sont rendues accessibles aux personnes concernées par le biais de mécanismes de partage interne.

Enfin, pour arriver à convaincre les plus expérimentés et les détenteurs de postes critiques de s’engager dans une telle démarche, la culture organisationnelle, la confiance de gestion et le climat de travail sont des conditions de succès.

Comme dirigeant, inspirez-vous les autres pour la planification de la relève?