Je suis tombé récemment sur un bon billet dont le titre est 40 One-Sentence Email Tips (40 conseils d’une phrase sur le courriel) qui vise presque dans le mille, selon moi. Autant pour votre bénéfice que le mien, je me permets donc de commencer ma journée en distillant ces conseils et en y mêlant des miens, selon mon expérience acquise à force de lire et d’écrire des courriels depuis 20 ans – depuis le temps des BBS, en fait. Appelons ça de la sagesse numérique, si vous voulez.
Je lisais quelque part récemment qu’on estime à plus de deux heures le temps qu’un employé d’organisation typique passe désormais à gérer ses courriels, chaque jour ! Malheureusement, ce n’est pas parce qu’on y passe collectivement autant de temps que l’utilisateur moyen comprend comment le faire correctement ou de façon optimale, oh que non. Je ne pense d’ailleurs pas que les avocats fassent exception à cette statistique, au contraire !
Voici donc ma propre version de réflexions quant à la façon d’utiliser intelligemment le courriel, question d’améliorer votre productivité :
- Pour réduire le temps que vous consacrez à gérer des courriels, envoyez-en moins – vous en recevrez moins ;
- Réfléchissez avant de consentir à ce qu’une organisation vous place sur sa liste d’envoi (d’infolettres, par exemple) : chaque courriel reçu siphonne potentiellement votre énergie (votre attention) et du temps ;
- Connaissez, entraînez et utilisez intelligemment votre appli de courriel : en 2021, gaspiller son temps à classer, à étiqueter ou à supprimer manuellement des courriels est totalement injustifiable ;
- Attention au piège que représente le fait de répondre trop rapidement ou en tout temps aux courriels que vous recevez (p. ex. instantanément ou passé 21 h) : chaque réponse du genre entraîne votre interlocuteur à s’attendre au même traitement à l’égard de ses courriels à l’avenir, c’est une simple question de conditionnement ;
- Commencez toute nouvelle communication en déterminant si le courriel est le mode approprié pour cet échange donné – un texto, une visioconférence ou un appel serait-il plus efficace ? Tous les échanges ne se prêtent pas nécessairement bien à une communication par courriel ;
- Si le courriel s’avère effectivement approprié, choisissez minutieusement le ou les destinataires : évitez de placer en c. c. (copie conforme) un grand nombre de destinataires superflus, sans y réfléchir, afin de ne pas gaspiller leur temps – ce serait un manque de respect ! ;
- Intitulez vos courriels avec un objet décrivant réellement son contenu (« duh », me direz-vous, mais vous seriez surpris du nombre de courriels reçus arborant des titres tels « message ») ;
- Commencez vos courriels par une phrase de contexte et un énoncé du but de votre courriel ; c’est la phrase clé du courriel : quelle est l’action, la réponse ou l’information que vous désirez obtenir ?
- Dans le corps de vos courriels, soyez bref, autant dans vos phrases que dans vos paragraphes, en évitant les courriels trop longs (au besoin, placez les détails dans une pièce jointe) ;
- Facilitez ou accélérez la compréhension du destinataire en utilisant amplement d’espaces, de listes à puces (« bullets ») en retrait, etc. : votre lecteur espère probablement traiter votre courriel en 30 secondes ou moins.
Bien que le courriel soit un moyen de communication extraordinaire, bon nombre d’utilisateurs continuent de mal l’employer. Je pense que nous bénéficierions tous (y compris les juristes !) de réfléchir un peu plus à ce genre de considérations.