Qu’est-ce qu’un comportement harcelant ?
Courriels intempestifs, demandes répétitives, menaces, demandes d’accès au registre sans fin, copropriétaires qui monopolisent les assemblées des copropriétaires ou qui interceptent les administrateurs à toute heure du jour et de la nuit pour des questions supposément urgentes.
Reconnaissez-vous quelqu’un de chez vous ? Si oui, voici quelques outils qui devraient vous aider à encadrer ces copropriétaires énergivores !
1. Le copropriétaire qui monopolise l’assemblée des copropriétaires
- C’est celui qui ajoute des points à l’infini à l’item « Varia ».
- C’est celui qui est toujours à suspecter que les administrateurs ne disent pas la vérité ou qu’ils manquent de transparence.
- Celui qui prend le micro et n’en finit plus avec ses interventions.
- Celui-là même qui décourage les autres copropriétaires de venir aux assemblées des copropriétaires parce que celles-ci sont interminables.
La solution ? Un encadrement.
- Adoptez des règles concernant la tenue de vos assemblées des copropriétaires.
- Demandez à ce que les points à être ajoutés à l’item « Varia » soient acheminés au conseil d’administration avant la journée de l’assemblée des copropriétaires.
- Établissez des temps d’intervention (par exemple, pas plus de deux interventions sur le même sujet; pas plus de deux minutes par intervention).
- Ne tolérez aucun débordement. Pas de menaces, pas de cris, pas d’insultes, pas d’injures, sous peine de se voir retirer la parole ou d’être tout simplement exclu de l’assemblée des copropriétaires.
- Élisez un président d’assemblée des copropriétaires qui n’aura pas peur de faire respecter les règles que vous aurez édictées, surtout si vos présidents d’assemblée maison ont de la difficulté à asseoir leur autorité et à prendre position dans votre assemblée des copropriétaires.
2. Le copropriétaire qui envoie des courriels intempestifs et des demandes répétitives au conseil d’administration
- Adoptez des directives claires et précises sur la façon dont les demandes des copropriétaires doivent être acheminées au conseil d’administration ou au syndicat de la copropriété (à qui doivent-elles être adressées ? De quelle manière ? Dans quel délai un copropriétaire peut-il espérer une réponse ? Quel contenu est susceptible de réponse ?). En adoptant des directives claires et précises, le copropriétaire est alors avisé qu’il ne sera pas répondu à tout contenu insultant ou adressé à la mauvaise personne. De cette façon, vous gérez aussi les attentes injustifiées de certains copropriétaires, qui peuvent être sous l’impression qu’ils recevront de votre part une réponse immédiate. Vous éviterez ainsi des courriels envoyés et envoyés à nouveau sur le même sujet. De même, selon les directives ainsi adoptées, vous pourrez aviser les copropriétaires que toute demande à laquelle il a déjà été répondu ne le sera pas de nouveau.
- Créez des modèles de formulaires à remplir par les copropriétaires désireux de formuler des demandes au conseil d’administration, où les copropriétaires n’auront à remplir que les espaces laissés « en blanc », ce qui évitera aussi bien des débordements.
- Résistez à la tentation de régler vos comptes en répondant aux courriels des copropriétaires. Cette façon de faire ne mettra que de l’huile sur le feu et n’aura comme conséquence directe que de générer de nouveaux courriels et l’aggravation d’une atmosphère néfaste dans la copropriété.
- Évitez les chaînes de courriels, où tout le monde, tous les copropriétaires sont en copie des échanges que vous avez avec un copropriétaire plus difficile.
- Évitez également les blogues, où tout le monde donne son opinion, sur tout et sur rien. Ceci est, d’une part, tout à fait inutile et par surcroît, donne une mauvaise image de la vie et de l’atmosphère dans votre immeuble.
- Pensez aux potentiels acheteurs qui liraient ces échanges.
3. Le copropriétaire qui fait des demandes sans fin d’accès au registre
On vise le copropriétaire qui veut tout voir ! Tous les documents, toutes les pièces justificatives, tout le temps, puisqu’il craint et est certain que de l’argent a disparu des comptes de la copropriété.
- Adoptez des règlements sur la consultation et sur les frais relatifs à cette dernière.
- Adoptez également des règles concernant le délai de réponse lorsqu’une demande de consultation vous est faite et concernant la durée de la consultation qui sera prévue.
- Déterminez qui assistera et qui pourra assister à ces demandes de consultation.
- Traitez, dans ces règlements, de la question des copies et/ou des photos des documents qui sont soumis à la consultation.
- Réglez aussi, par le biais de ces règlements, la question des coûts relatifs à la consultation du registre (combien il en coûtera au copropriétaire qui monopolise ainsi le temps d’un ou de plusieurs administrateurs pour cette consultation).
4. Le copropriétaire qui semble penser que vous êtes là pour lui et à son service pour répondre à toutes ses angoisses, de jour, de soir et la fin de semaine
Encore là, la solution se retrouve dans des directives claires et précises, où le copropriétaire prendra connaissance à qui il doit s’adresser lorsqu’il a une question ou une angoisse. Mis à part les demandes d’urgences extrêmes, il sera alors possible d’éviter que ce copropriétaire vienne frapper à votre porte à des heures importunes.
Le recours à un gestionnaire est également une solution intéressante. Il constitue un intermédiaire précieux dans ces circonstances. Le copropriétaire sera alors avisé que toutes ses demandes doivent obligatoirement transiter par le gestionnaire et, en règle générale, par écrit.
5. Le copropriétaire qui profère des menaces ou d’autres accusations
Ce comportement ne doit, en aucun cas, être toléré ! Les directives devraient indiquer de façon très claire que toute communication avec le conseil d’administration comportant des éléments de cette nature ne sera aucunement prise en considération. Le recours à la police est également possible en cas de menaces et/ou de voies de fait.